Nouveau système de déclaration en ligne pour les produits de protéines plasmatiques ou connexes

par Tracy Cameron, TM et Alison Wendt, TM, RRoCS

Le Réseau régional ontarien de coordination du sang (RRoCS) et le Programme de redistribution des concentrés de facteurs (PRCF) sont très heureux d’annoncer qu’après des mois de travail de conception et d’essais, le nouveau système de déclaration en ligne a été lancé le 27 ^septembre dernier.
Comme vous avez pu le lire dans des communications antérieures, ce nouveau système de déclaration en ligne simplifiera la démarche tant pour le RRoCS et le PRCF que pour les utilisateurs hospitaliers.
Voici certaines données qui vous aideront à comprendre le système et vous prépareront à déclarer les produits de protéines plasmatiques ou connexes (PPPC) qui seront bientôt périmés dans votre établissement.

Comment se fait la déclaration des PPPC qui seront bientôt périmés?

Une invitation par courriel et un lien seront envoyés aux deux mois aux principaux contacts de redistribution déjà établis. Ce lien est celui de l’établissement hospitalier; la personne-ressource de cet hôpital peut remplir le sondage. La personne-ressource peut acheminer le courriel à d’autres membres du personnel désignés du même hôpital qui peuvent répondre au sondage en son nom.

À quelle fréquence devons-nous déclarer nos PPPC qui seront bientôt périmés?

Une invitation par courriel vous sera envoyée aux deux mois; vous y trouverez un lien vers un sondage à remplir pour faire la liste des PPPC qui seront bientôt périmés dans votre établissement. Un rappel sera envoyé aux établissements qui n’auront pas rempli le sondage après un mois.

Que doivent déclarer les hôpitaux dans le système du RRoCS/PRCF?

Les hôpitaux doivent déclarer uniquement les produits qu’il faut redistribuer. Ce sont les produits qui seront périmés dans 6 mois et/ou qui ne seront pas utilisés par un patient. Les hôpitaux ne sont plus obligés de déclarer au RRoCS/PRCF dans ce système les produits qui sont déjà périmés, qui ont été gaspillés ou endommagés. Les hôpitaux sont invités à déclarer leurs produits périmés, gaspillés ou endommagés à la Société canadienne du sang (SCS) dans le Système de disposition des composants et produits sanguins.

• Si vous savez qu’un produit bientôt périmé sera administré à un patient avant la date de péremption, veuillez ne pas l’inclure dans votre rapport. Ne mentionnez que les produits bientôt périmés qui ne seront pas utilisés.

En cliquant sur le lien vers le sondage bimestriel, vous aurez 1, 2 ou 3 formulaires à remplir. Le premier contient les données démographiques présaisies de l’hôpital et des champs pour saisir le nom de la personne qui remplit le sondage, la date de production et s’il y a ou non des PPPC à redistribuer. Le deuxième formulaire permet de saisir les PPPC qui doivent être redistribués, et le troisième formulaire est un résumé des PPC à redistribuer à réviser pour en assurer l’exactitude avant de soumettre le document.

Y a-t-il du matériel de formation que je peux consulter avant de commencer à faire la déclaration de nos produits bientôt périmés?

Oui, le RRoCS et le PRCF ont produit un guide et une vidéo de formation pour vous aider à naviguer dans le nouveau système de déclaration en ligne.

Allons-nous continuer à recevoir une liste des produits qui seront périmés dans les 6 mois à venir?

Non, vous devrez maintenant vous fier aux rapports de péremption de votre Système d’information de laboratoire (SIL) ou vérifier physiquement ce que vous avez en stock pour repérer les produits qui seront périmés dans les six prochains mois et qui ne seront pas administrés à un patient avant leur date de péremption.

Si vous avez des questions au sujet du nouveau système de déclaration, n’hésitez pas à communiquer avec les responsables de la coordination du projet au RRoCS ou avec la coordonnatrice du PRCF ou à envoyer un courriel à Transfusion Ontario.

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ORBCoN’s Provincial Redistribution Toolkit

This toolkit features:

• Procedures for redistributing blood components and plasma protein and related products (PPRP)
• Validation Reports on the shipping containers used for redistribution of components and PPRP
• Packing configuration job aids for shipping containers used for redistribution of components and PPRP

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