Janvier 2023

dans ce rapport

Transfusion Medicine Boot Camp for Nurses
Get Ready for BABA!!!! Upcoming Provincial Bedside Audit of Blood Administration (BABA)
From ORBCoN Crew
- TM New Year’s Resolution
Newsboard
- Tech assessment
- New! Transfusionists Talk: Transfusion Made Bloody Easy
Featured Resources
- Bloody Easy 5
- Patient Pamphlet: New Version
Upcoming Events
- UofT TM Rounds

Transfusion Medicine Boot Camp for Nurses

Donna Berta, IA, BScN, coordonnatrice de projets cliniques – Soins infirmiers, RRoCS

Background
ORBCoN’s annual educational event, Transfusion Medicine Boot Camp for Nurses, originated in 2018. The intent is to foster transfusion knowledge and skills for nurses (broadened to transfusionists, health care professionals administering blood) to ensure blood is administered safely to patients. A volunteer working group comprised of a transfusion medicine physician, a transfusion safety nurse, clinical nurse educators, a patient blood management coordinator, and ORBCoN staff organize the event. Year over year attendee feedback has guided the event’s format and program content.

A consistently requested feature has been interactive learning. Speakers are obliged to employ pre/post transfusion knowledge questions (polling the attendees prior to the presentation, providing the answer information during their presentation, and repeat polling the attendees following the presentation with review of the correct answers). As well, speakers are encouraged to provide patient case-based sessions with additional polling questions to support critical thinking and problem solving.

Programme de 2022
Le 23 novembre dernier, une séance de formation virtuelle de trois heures a été offerte gratuitement aux personnes qui s’y étaient inscrites (inscription obligatoire pour des raisons de sécurité). Le programme offrait des séances plénières inspirées des lignes directrices en transfusion/administration du sang et des réactions transfusionnelles suivies de séances simultanées portant sur des sujets d’actualité en médecine transfusionnelle. Voici les sujets abordés dans les séances :

Plénières

RBC Transfusions: Historical versus Best Practices
Documenting Transfusion: Dotting the i’s, Crossing the t’s
Transfusion Associated Circulatory Overload (TACO) Clinical Perspectives

Séances simultanées

Massive Hemorrhage Protocol – Adults
Massive Hemorrhage Protocol – Paediatrics
All About Anemia and Iron

All sessions were recorded and posted to the ORBCoN website. Session can be viewed at https://transfusionontario.org/category/orbcon-resources/presentation-library/transfusion-medicine-boot-camp-for-nurses/.

Participation en 2022
Sept-cent-quatre-vingt-sept (787) personnes se sont inscrites à l’activité. Elles provenaient surtout de l’Ontario alors que 5,6 % des inscriptions provenaient de l’extérieur de l’Ontario, dont cinq (5) de l’extérieur du pays.

Les fonctions des personnes inscrites sont résumées à la Figure 1; plus précisément :

68 % front line nursing care provider (registered nurse, registered practical nurse, nurse practitioner, clinical nurse specialist, patient blood management coordinator)
22 % providing transfusion education (clinical nurse educator, nursing professional practice, transfusion safety nurse/officer)
10 % other (laboratory staff [technologists], manager, perfusionist, respiratory therapist, anesthesia assistant, physician, university/ college faculty, student, clinical informatics)

2022 Outcomes
Attendees provided their feedback via the evaluation survey which demonstrated:
overall appraisal: 80% excellent, 19% good after attending this event, my practice will change: 80% yes
future considerations: additional time allocated to attendee questions, more patient scenarios and polling questions, demonstrations of administration practices and equipment, provide education more than once a year potential topics of interest: IVIG, ABO Rh compatibility and antibodies, pediatrics and neonates, transfusion reactions (signs and symptoms, medications to treat)

Et l’avenir?
D’après les commentaires des années précédentes (réitérés en 2022), la formation continue sur l’administration sûre du sang est à la fois nécessaire et bienvenue. C’est pourquoi le RRoCS mettra sur pied des séances trimestrielles interactives destinées aux transfusionnistes (Transfusionists Talk – Transfusion Made Bloody Easy). L’annonce qui figure dans ce bulletin vous fournira plus d’information à ce sujet.

Préparez-vous à l’ASCM!
L’audit provincial sur l’Administration de Sang au Chevet du malade (ASCM) s’en vient

Tracy Cameron, MLT, directrice régionale, RRoCS NE

La transfusion de sang est un traitement souvent prescrit; dans les hôpitaux ontariens, environ 950 unités de globules rouges par jour ont été transfusées au cours de l’exercice financier 2021-20221 ¹ Pour prodiguer des soins transfusionnels sûrs, des politiques et procédures hospitalières optimales ont été élaborées. Les audits ou les évaluations de la pratique constituent un indicateur précieux de sécurité pour les patients; cela offre aussi des occasions d’apprentissage continu visant à renforcer la sécurité entourant les transfusions ² L’outil d’audit du Réseau régional ontarien de coordination du sang (RRoCS) s’inspire des normes de Santé Canada et de celles qui prévalent en médecine transfusionnelle (MT), qui fournissent les raisons d’être des politiques et procédures.

Le RRoCS procédera à un audit sur l’administration du sang au chevet du malade (ASCM) à l’échelle provinciale qui commencera le lundi 30 janvier prochain et se poursuivra jusqu’au vendredi 31 mars. Tous les hôpitaux ontariens seront invités à y participer; une communication sera transmise à cet effet au début de janvier.
Cette vérification provinciale de l’administration de sang au chevet du malade est une activité importante de la stratégie provinciale d’utilisation du sang. Les données de cet audit pourront être comparées à celles des audits tenus en 2011 et en 2018.

Comme lors des audits provinciaux précédents, un formulaire d’audit en version papier sera fourni pour faire la vérification au chevet des malades et un outil d’audit en ligne permettra de faciliter la saisie des données et résultats de l’audit. Les hôpitaux pourront faire l’examen de leurs propres données, alors que les données provinciales seront résumées et publiées dans un rapport du Réseau. Lors de l’audit précédent, la plupart des comités d’éthique de la recherche (CER) avaient classé ce type d’audit dans les activités d’amélioration de la qualité qui n’exigent pas d’examen éthique approfondi. Si vous avez des inquiétudes à ce sujet, vérifiez auprès de votre propre CER.

Le formulaire d’audit a été adapté aux normes de médecine transfusionnelle courantes, et l’outil en ligne a été reconstruit à l’aide de REDCap (Research Electronic Data Capture), une plateforme logicielle en ligne sécurisée conçue pour élaborer et gérer des bases de données et des sondages en ligne3 ³. L’outil REDCap a été personnalisé pour l’ACAS.

Le but de cet audit est de collecter des données et de comparer les résultats à ceux d’audits précédents pour voir s’il y a eu des améliorations quant à la conformité aux normes courantes en MT ^4,5,6 . L’audit insiste sur les étapes critiques de la procédure d’administration de composants sanguins, en particulier l’identification du receveur, l’identification du composant, la compatibilité des composants sanguins, la surveillance du malade avant, pendant et après la transfusion ainsi que la documentation.
Le nombre de vérifications à exécuter dépendra de la catégorie dans laquelle se trouve votre établissement.

Catégorie d’hôpital	Nombre de procédures transfusionnelles/durée
Petit hôpital communautaire (<100 lits)	2 procédures transfusionnelles ou 3 mois
Hôpital communautaire moyen ou grand (>100 lits)	5 procédures transfusionnelles ou 3 mois
Grand centre hospitalier universitaire	10 procédures transfusionnelles ou 3 mois

L’invitation à participer sera envoyée aux laboratoires principaux et aux personnes-ressources ainsi qu’au personnel de coordination des soins infirmiers et de sécurité transfusionnelle ainsi qu’aux contacts d’ONTraC. Vérifiez vos courriels et suivez les annonces dans nos médias sociaux.

1 Ontario Regional Blood Coordinating Network (ORBCoN). Blood Utilization Graphs [Internet]. Toronto (CA); ORBCoN: 2022 Aug [cited 2022 Aug 16]. Available from: https://transfusionontario.org/category/blood-utilization-audits/blood-utilization-graphs/
2 Irina Maramica, Ira A. Shulman. Approaches to Blood Utilization Auditing in Technical Manual 19th edition, AABB Press, Bethesda MD; 2017:557-566
3 PA Harris, R Taylor, R Thielke, J Payne, N Gonzalez, JG. Conde, Research electronic data capture (REDCap) – A metadata-driven methodology and workflow process for providing translational research informatics support, J Biomed Inform. 2009 Apr;42(2):377-81.
4 National Standard of Canada Canadian Standards Association (CA) Blood and blood components. Toronto ON; 2020 Mar 24; cited 2022 Dec 14. 162 p. Report No.: CAN/CSA-902:20.
Available from: https://community.csagroup.org/docs/DOC-126295
5 Canadian Society for Transfusion Medicine (CA) Standards for hospital transfusion services. Markham ON; 2021 Dec; cited 2022 Jun 14. 110 p. Report No.: Version 5.
Available from: http://www.transfusion.ca/Resources/Standards
6 Ontario Regional Blood Coordinating Network. Bloody easy blood administration. version 3. Toronto: Ontario Regional Blood Coordinating Network; 2020 [cited 2022 Jun 14]. 146p.
Available from: https://transfusionontario.org/category/bloody-easy-e-tools-publications/bloody-easy-blood-administration/

Pourquoi les vérifications sont-elles importantes et bénéfiques pour les laboratoires?

Sneha Patel, BMLSc, MLT, CTBS
Quality Assurance & Safety Officer
Transfusion Medicine and Tissue Bank
Sunnybrook Health Sciences Centre

Une vérification est un processus de collecte d’information systématique, indépendant, objectif et documenté. Une vérification offre des possibilités d’amélioration et permet de cerner les secteurs de risque dans les systèmes et les processus. Au sein d’une organisation, elle mesure les forces et les faiblesses par rapport aux propres procédures de l’organisation, aux normes externes volontaires et aux règlements requis tels qu’Agrément Canada Diagnostiques (ACD) et le Règlement sur le sang de Santé Canada. Les vérifications doivent être intégrées au système de gestion de la qualité (SGQ) du laboratoire.
Il existe différents types et méthodes d’évaluation applicables aux laboratoires:

*Agrément Canada Diagnostiques (ACD) – anciennement connu sous le nom d’IQMH est obligatoire en Ontario. ACD a étendu les évaluations à certaines provinces du Canada (p. ex. la province de l’Ontario, la province du Nouveau-Brunswick, la province de Terre-Neuve-et-Labrador).
** L’inspection de Santé Canada s’applique aux laboratoires ayant un département de médecine transfusionnelle qui relèvent du Règlement sur le sang de Santé Canada.

Le type de vérification et la méthode de vérification qui correspondent à un modèle de laboratoire peuvent être déterminés en fonction de la portée des services du laboratoire, de l’accréditation et des licences. Tout laboratoire accrédité par l’ACD doit effectuer une vérification interne annuelle de son système de gestion de la qualité. En plus de l’accréditation de l’ACD, de nombreux laboratoires ayant une banque de sang, peuvent également avoir des exigences réglementaires supplémentaires en vertu du Règlement sur le sang de Santé Canada, qui exige que les banques de sang effectuent des vérifications internes au moins tous les deux ans sur toutes les activités réglementées telles que définies par le Règlement sur le sang. Certains laboratoires peuvent détenir l’accréditation d’autres organisations volontaires telles que l’« Association for the Advancement of Blood & Biotherapies » (AABB) et le « College of American Pathologists »(CAP) qui peuvent avoir leurs propres exigences de vérification. La plupart des laboratoires participent à des vérifications internes et externes. Il est très avantageux pour un laboratoire de mener périodiquement ses propres vérifications internes afin d’identifier les zones d’amélioration et de conformité aux normes et réglementations.

An audit can be performed by trained personnel, or by an external auditor (qualified third party) who is performing the audit on behalf of the establishment and is knowledgeable in the subject matter being audited. An auditor should not audit their own area of work in-order to mitigate any bias or conflict of interest. Especially if an audit is being conducted on regulated activities that falls under Health Canada Blood Regulations, the auditor must not have direct responsibility for the procedures or processes they are auditing. For example, a supervisor responsible for component preparation must not audit any component preparation activities conducted by their own department. An auditor should always use an evidence-based approach when auditing, based on objective evidence and first hand observation(s).

Le succès d’une vérification interne repose sur une préparation adéquate, un rendement précis, des rapports bien documentés et perspicaces et un suivi productif après l’achèvement de la vérification interne. Il existe divers outils de vérification et de ressources sur la façon de mener une vérification. Reportez-vous à la liste des ressources disponibles à la fin de cet article pour plus d’information.
Des vérifications internes peuvent être effectuées sur toutes les activités opérationnelles du laboratoire. Voici quelques exemples d’application des vérifications internes. Les vérifications peuvent être adaptées pour répondre aux exigences des laboratoires.

Équipement de laboratoire – une vérification interne peut être effectuée pour déterminer si les procédures de laboratoire établies pour l’entretien de l’équipement sont conformes p. ex., l’entretien préventif (EP) est effectué conformément à l’horaire, au moment ou avant qu’il atteigne sa date d’échéance; les réparations et les procédures de vérification de l’équipement après une réparation sont suivies par le laboratoire; les rapports de service et d’entretien sont examinés et signés par le personnel affecté à la qualité ou à la gestion désigné, etc. Le but de la vérification est d’examiner s’il y a des lacunes relevées dans les services d’EP de l’équipement et d’assurer la conformité aux procédures relatives à l’équipement de laboratoire.
Composants sanguins et produits sanguins – une vérification interne permettra de vérifier si la banque de sang suit ses procédures en ce qui concerne la revue et le dépistage de demandes reçues par un médecin pour des composants et/ou produits sanguins pour en déterminer la pertinence, la préparation du produit et sa délivrance ainsi que de voir si les procédures sont conformes aux politiques établies par le laboratoire et l’établissement sur l’utilisation des composants et produits sanguins.
Programme de formation et de compétences du personnel – une vérification interne permettra de déterminer si le programme de formation et de compétences est suffisant pour répondre aux normes et règlements applicables aux laboratoires. Les documents de formation et de compétences sont-ils remplis conformément aux procédures de laboratoire établies? La formation et les compétences sont des zones difficiles où l’achèvement de certaines tâches de formation dépend d’autres facteurs, ce qui conduit souvent à une documentation incomplète du dossier de formation. Par conséquent, une vérification interne périodique, en particulier sur les dossiers de formation et de compétences du personnel nouvellement recruté, est très utile pour préciser les lacunes et permet au laboratoire d’agir en temps opportun avant les évaluations ou inspections externes.
Certains points clés à considérer lors de la réalisation d’une vérification sont de s’assurer que la vérification est suivie du début jusqu’à la fin. Après la vérification, il est essentiel qu’un laboratoire prépare un résumé final des lacunes identifiées et les examine avec toutes les parties prenantes clés, y compris la haute direction. Établissez un plan de mesures correctives avec les personnes ou les membres de l’équipe responsables, ainsi qu’un échéancier pour son achèvement. Au fil du temps, il devient difficile de revenir aux lacunes de la vérification, car il peut y avoir de nombreuses vérifications en cours. Toutefois, il est impératif qu’un suivi ultime soit effectué pour s’assurer que toutes les lacunes relevées lors de chaque vérification ont été comblées en temps opportun. Le soutien de la haute direction est essentiel à l’efficacité et au succès du programme de vérification. Les données recueillies peuvent fournir des informations de gestion pour la planification future, la détermination des risques et la compréhension de l’efficacité du fonctionnement du laboratoire. En résumé, le fait d’avoir un programme solide de vérification interne s’avère très bénéfique pour cerner les lacunes, offre une occasion d’amélioration et permet de s’assurer qu’un laboratoire est prêt pour toute évaluation ou inspection externe de laboratoire à venir.

Relevant Information:

Guidance Document: Blood Regulations, 2014-10-22, 94(1)(j)Internal Audit System; https://www.canada.ca/en/health-canada/services/drugs-health-products/biologics-radiopharmaceuticals-genetic-therapies/applications-submissions/guidance-documents/blood-regulations/guidance-document-blood-regulations.html
Clinical and Laboratory Standards Institute guideline QMS15—Laboratory Internal Audit Program, QMS15-Ed2 May 2022 – https://clsi.org/media/2jofh5wr/qms15_sample.pdf
Clinical and Laboratory Standards Institute guideline QMS15—Laboratory Internal Audit Program provides recommendations for establishing an internal audit program and related processes for enhanced quality and continual improvement in the laboratory. The audit program defines the “who,” “what,” “when,” “where,” and “how” of meeting requirements for internal auditing, and the audit process describes the details of conducting an audit. Committed laboratory leadership and individuals willing to share their expertise and experience enable a successful internal audit program. Clinical and Laboratory Standards Institute (CLSI). Laboratory Internal Audit Program. 2nd ed. CLSI guideline QMS15 (ISBN 978-1-68440-150-5 [Print]; ISBN 978-1-68440-151-2 [Electronic]). Clinical and Laboratory Standards Institute, USA, 2022.
Laboratory Audits: Overview, Guide, and Tips by Germans Frolovs | Feb 25, 2022 | Audits; SimplerQMS Company; https://www.simplerqms.com/laboratory-audits/
Laboratory Internal Audit Plan, Association of Public Health Laboratories, 2017; https://www.aphl.org/aboutAPHL/publications/Documents/QS-2017May-Internal-Audit-Plan.pdf

From ORBCoN Crew

TM New Year’s Resolution

A New Year is upon us and with the New Year comes time for new beginnings. New beginnings bring to mind resolutions and TM departments are always striving to improve their services which is what resolutions are all about!
ORBCoN would like to suggest some New Year’s resolutions for your TM department. These are based on the top Accreditation Canada Diagnostic non-conformances that were noticed from the previous year

This year Transfusion Medicine resolves to:
WANT: Have a training program and competency assessment process that is evaluated for its effectiveness for all personnel involved in the administration of blood products including physicians, nurses, and laboratory personnel, that will consider the complexity of tasks and potential for error.
NEED: Equipment that have the capacity to monitor the temperature range of the contents, can be set at the acceptable temperature range for the products stored inside and have an audible alarm when temperatures go beyond the acceptable range.
SHARE: Procedures for the return of products from a clinical area that take into consideration all possible products that can be issued, not only red blood cell units.
SUCCEED: Establish a comprehensive home infusion process that includes all necessary elements such as identification of person picking-up the product, redistribution of products near expiry, safety precautions, sources of variability, and follow up for transfusion complications.

Newsboard

Tech Assessment

The Bloody Easy Technologist Assessment program is now available on the new ORBCoN Learning Management System (LMS) and Surge Learning platforms.
A communication has been issued with instructions to provide site administrator information for access to the ORBCoN LMS and guidance for current Surge Learning clients.
If you have any questions or have not received the communication please reach out to alison.wendt@sunnybrook.ca