Juin 2021
Nouveau système de rapport en ligne lié au Programme provincial de redistribution de produits extraits de protéines plasmatiques
Alison Wendt, MLT, coordonnatrice régionale de de projets, RRoCS
Le volet des produits extraits de protéines plasmatiques (PPP) du Programme provincial de redistribution est administré en partenariat par le Réseau régional ontarien de conservation du sang (RRoCS) et le Programme de redistribution des concentrés de facteurs (PRCF). Dans le cadre du programme, les hôpitaux sont invités à repérer les produits dont la date d’expiration approche et ceux dont ils ne se serviront pas pour faciliter leur redistribution.
La procédure courante exige beaucoup de temps et de ressources puisqu’elle repose sur la saisie manuelle des données. On l’a donc évaluée pour en déterminer les lacunes à améliorer en vue de créer une procédure plus conviviale et efficace tant pour le RRoCS et le PRCF que pour les hôpitaux qui s’en servent. Fondé sur diverses recommandations, un système de rapport en ligne a été créé à l’aide d’un logiciel de saisie de données électroniques de recherche (Research Electronic Data Capture ou REDCap) afin de simplifier la procédure pour le personnel des hôpitaux et celui du RRoCS ou du PRFC. Une plateforme d’interface complémentaire a été ajoutée pour permettre le téléversement et l’analyse des données. La figure 1 illustre le déroulement des étapes du rapport en ligne; les différences par rapport au rapport manuel se trouvent dans les cinq premières étapes.
Remarque : Ce programme n’est disponible qu’en anglais – le procédure de rapport et les captures d’écran n’ont pas été traduites pour cette raison.
Figure 1: PPP Online Reporting Process
REDCap servira à distribuer à tous les hôpitaux participant au programme de redistribution tous les deux mois un courriel d’invitation contenant un lien unique vers un sondage. Ce sondage bimensuel comprend trois sections :
- Données sur l’hôpital;
- Rapport sur les PPP à redistribuer;
- Résumé.
Le lien ne doit pas être partagé, parce que chaque hôpital a le sien et que le formulaire comprend des données automatiquement saisies qui sont spécifiques à l’établissement. Le personnel de l’hôpital pourra facilement inscrire les PPP à redistribuer dans la section 2 grâce à un menu déroulant et à un champ où saisir le nombre de flacons à redistribuer. Chaque entrée est sauvegardée une fois qu’elle est saisie; l’utilisateur recommence la procédure pour chaque PPP à redistribuer (voir la figure 2).
Après avoir saisi toutes les données sur les PPP qui doivent figurer sur le rapport, l’utilisateur aura l’occasion de vérifier à la section 3 tous les PPP qu’il a inscrits; le résumé comprend le nom du PPP, son numéro de lot, sa date de péremption et le nombre de fioles. Une fois le formulaire envoyé, l’utilisateur de l’hôpital recevra par courriel un résumé en format PDF pour ses dossiers (voir la figure 3).
Figure 2: Section 2 of survey for reporting PPPs to be redistributed
Figure 3: Email summary of reported PPPs to be redistributed
Le RRoCS et le PRCF détermineront quels PPP peuvent être redistribués en se servant de l’interface ou de REDCap et communiqueront avec des hôpitaux qui pourraient les recevoir, organiseront la redistribution et absorberont les frais de messagerie au besoin. Une fois qu’un produit sera redistribué, le RRoCS et le PRFC pourront suivre et documenter l’information dans le module de redistribution des PPP. Tout dossier de PPP redistribué inclura dans ses calculs le coût du produit et celui de l’envoi par messagerie.
Le programme de rapport en ligne est à l’étape de l’essai-pilote; des intervenants en évaluent le fonctionnement et la convivialité. Les commentaires des participants à l’essai-pilote serviront à améliorer la procédure de rapport en ligne.
Un guide de redistribution des produits extraits de protéines plasmatiques (PPP) à l’intention des hôpitaux a été rédigé; on y trouve des instructions et des captures d’écran qui expliquent comment saisir les données. Le document sera mis à la disposition de tous les hôpitaux.
Le RRoCS et le PRCF anticipent avec plaisir le lancement du système de rapport en ligne à l’automne. Un communiqué provincial mentionnant la date vous parviendra; sachez cependant que nous visons faire le lancement en septembre. Un module de formation sera rédigé, si la rétroaction à la suite de l’essai-pilote le suggère, pour compléter le Guide de redistribution des produits extraits de protéines plasmatiques à l’intention des hôpitaux.
Si vous avez des questions au sujet de la nouvelle procédure, veuillez communiquer avec votre coordonnatrice ou coordonnateur du RRoCS ou nous envoyer un courriel à transfusionontario@gmail.com.
June 17th: CONCOR-1: Lessons learned from launching a trial during a pandemic presented by Dr. Jeannie Callum
Le point sur la Trousse à outils du RRoCS qui accompagne le Programme provincial de redistribution
Tracy Cameron, MLT, coordonnatrice régionale de projets, RRoCS
En 2017, le RRoCS a révisé la trousse à outils accompagnant le Programme provincial de redistribution à l’intention des services de médecine transfusionnelle de l’Ontario. Cette trousse comprend des modèles qui facilitent la redistribution de composants et de produits sanguins ou le transport de sang avec un patient. Dans le cadre du plan de révision des ressources du RRoCS, la trousse a été revue et révisée au cours de l’exercice financier 2020-2021. Les révisions permettent au personnel de laboratoire de suivre des procédures établies et validées pour emballer les composants et les produits et garantissent que toutes les normes pertinentes et exigences d’agrément liées à l’expédition de composants et produits entre établissements (soit pour redistribution, soit pour transfert avec un patient) sont respectées.
Le Programme provincial de redistribution facilite l’envoi de composants ou produits sanguins dont la date de péremption approche d’hôpitaux qui ne les utiliseront probablement pas avant cette date à d’autres établissements qui pourront les utiliser. Cela permet de réduire le gaspillage de composants sanguins en plus de garantir que les dons de sang des Canadiens seront à la disposition de ceux qui en ont besoin. La figure 1 illustre le nombre de produits redistribués et les économies qui y sont associées pour l’exercice financier 2017-2019.
Figure 1 : Économies estimées en raison de la redistribution de composants et produits sanguins en Ontario
Figure 2 : Outils de la Trousse de redistribution provinciale
Que contient la trousse à outils?
La figure 2 dresse la liste de certains outils (en anglais) qui se trouvent dans la nouvelle version de la trousse.
Nous invitons tout le personnel qui travaille en médecine transfusionnelle et qui participe au conditionnement et à l’expédition de composants et produits sanguins entre établissements (y compris avec un patient) à étudier les outils de cette trousse et à modifier leurs processus et procédures au besoin. La trousse complète se trouve sur notre site Web sous l’onglet Gestion des stocks.
Si vous avez des questions ou des préoccupations relatives à la redistribution ou à l’expédition de sang avec un patient, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à transfusionontario@gmail.com.